En el contexto empresarial actual, la importancia del cumplimiento normativo o "compliance" ha crecido exponencialmente. Las organizaciones se esfuerzan por mantener altos estándares éticos y legales, no solo para evitar sanciones y multas, sino también para preservar su reputación y ganarse la confianza de sus partes interesadas, es decir, clientes, inversores, socios comerciales, talento profesional, entre otros.
Uno de los pilares fundamentales del cumplimiento es la realización de investigaciones exhaustivas y objetivas cuando surgen sospechas de irregularidades en el seno de la empresa.
Las investigaciones de compliance se definen como procedimientos rigurosos y sistemáticos emprendidos por una organización, ya sea internamente o en colaboración con expertos externos, con el propósito de identificar, analizar y resolver potenciales transgresiones, anomalías o desviaciones de las leyes, regulaciones internas, códigos de ética y estándares morales que puedan haber surgido durante la ejecución de sus operaciones empresariales.
Pero más allá de simplemente identificar si se han cometido irregularidades y señalar a los responsables, estas investigaciones profundizan en las circunstancias subyacentes que llevaron a tales comportamientos indebidos.
A través de un análisis detallado, se evalúan las deficiencias en los mecanismos de prevención y control, se identifican las debilidades en la cultura organizacional y se determina la raíz que pudo haber incentivado la conducta inapropiada. Con las resultas, se debe generar recomendaciones concretas y específicas que permitan a la empresa fortalecer sus sistemas de control interno, reforzar sus políticas y procedimientos, y promover una mayor conciencia de cumplimiento en todos los niveles de la organización.
De allí la importancia de que las investigaciones de Compliance sean realizadas de forma objetiva, independiente e imparcial.
¿Cuál es la esencia de una Investigación de Compliance objetiva y su importancia?
a.- Esencia de las Investigaciones:
Las Investigaciones internas deben ser realizadas por expertos que puedan garantizar:
· Independencia del investigador: Es fundamental que el investigador encargado de llevar a cabo la investigación sea independiente y no esté influenciado por intereses personales, políticos o financieros. De esta forma podemos garantizar una evaluación más imparcial de los hechos.
· Recopilación imparcial de pruebas: Las pruebas y la información recopilada deben obtenerse de manera imparcial y equitativa. Se deben evitar sesgos al seleccionar qué pruebas incluir en el proceso de investigación.
· Análisis objetivo: El análisis de las pruebas recopiladas debe realizarse de manera objetiva y basada en hechos. Las conclusiones deben derivarse de la evidencia y no de suposiciones personales o prejuicios.
· Entrevistas y testimonios: Si se realizan entrevistas a empleados u otras partes involucradas, es esencial llevar a cabo las entrevistas de manera neutral y sin influir en las respuestas de los entrevistados.
· Transparencia en el proceso: Mantener la transparencia en todo el proceso de investigación es esencial para asegurar la confianza en los resultados. Las partes involucradas deben estar informadas sobre el proceso y los hallazgos relevantes.
· Documentación completa: Todos los pasos de la investigación, desde la recopilación de pruebas hasta el análisis y las conclusiones, deben documentarse de manera exhaustiva. Esto permite una revisión posterior y una verificación de la objetividad del proceso.
· Evaluación de conflictos de interés: Antes de iniciar la investigación, se deben evaluar y mitigar posibles conflictos de interés que podrían afectar la objetividad del proceso.
· Supervisión y revisión: Si es posible, contar con una supervisión o revisión independiente de la investigación puede ayudar a garantizar que se mantenga la objetividad en todas las etapas.
· Cumplimiento de estándares éticos y legales: Las investigaciones deben llevarse a cabo de acuerdo con estándares éticos y legales. Esto incluye respetar la privacidad de las personas involucradas y garantizar que las pruebas sean recopiladas de manera ética.
A pesar de estos esfuerzos, es importante reconocer que la total objetividad puede ser difícil de alcanzar en algunas situaciones, ya que siempre existe la posibilidad de influencias inconscientes (Unconscious biases) o sesgos involuntarios. Sin embargo, el investigador, al aplicar conscientemente las mejores prácticas y los principios éticos, logra canalizar las investigaciones de compliance de forma objetiva.
b.- La Importancia de la Objetividad en las Investigaciones de Compliance
· Experiencia especializada: En All Ways Compliance encuentras profesionales con experiencia y conocimientos específicos en la materia que te pueden garantizar que la investigación se realice de manera exhaustiva, precisa y profesional.
· Objetividad: Al ser All Ways Compliance un tercero imparcial, llevamos a cabo nuestras investigaciones sin ningún sesgo interno, siendo esto crucial para garantizar que los resultados sean objetivos y confiables.
· Recursos Adicionales: al tercerizar las investigaciones en All Ways Compliance obtienes recursos adicionales que internamente probablemente no son posibles, tales como contar con una mayor cantidad de especialistas en el área de investigación, herramientas, tecnología y plataformas que permiten realizar investigaciones de forma eficiente y efectiva.
· Confidencialidad: Las investigaciones de Compliance usualmente cuentan con una gran cantidad de información que debe mantenerse confidencial pues contiene información sensible o delicada. Al Contratar con All Ways Compliance mantienes la confidencialidad y proteges la reputación de tu empresa pues se minimiza la potencial filtración de información internamente.
· Flexibilidad Vs Capacidad interna: Es sabido que las investigaciones de Compliance varían en su alcance y complejidad, incluso es usual que cambie el rumbo inicial como consecuencia de los avances durante el proceso, lo que permite a All Ways Compliance adaptarse a las necesidades específicas de cada caso, permitiendo una mayor flexibilidad de adaptación en comparación con depender únicamente de recursos internos.
· Ahorro de tiempo y costos: Al tercerizar los servicios de Investigaciones de Compliance puedes ahorrar tiempo y recursos internos, pues la empresa no deberá formar o contratar personal adicional para llevar a cabo la investigación, así como también pueden los empleados continuar con sus labores internas mientras All Ways Compliance conduce la investigación.
· Enfoque en el Negocio: Las investigaciones de Compliance pueden ser expeditas, pero hay ciertos casos que se pueden complicar y dilatar por consiguiente la investigación, por ello al delegar la investigación en All Ways Compliance, el personal interno puede concentrarse en sus actividades centrales y estratégicas de la empresa, en vez de ¨distraerse¨ con la investigación.
· Reducción de Conflicto de Interés: En algunas situaciones, especialmente cuando la investigación involucra a personal interno de alto nivel o situaciones particularmente delicadas, contar con All Ways Compliance ayuda a evitar posibles conflicto de interés así como aseguramos la integridad de la investigación.
· Independencia y Separación: Es fundamental que las investigaciones sean llevadas a cabo por individuos o equipos independientes de los departamentos directamente involucrados en la situación bajo escrutinio, esto minimiza cualquier influencia indebida y asegura una evaluación realmente imparcial.
· Evaluación Basada en Hechos: Las decisiones que nuestro cliente vaya a tomar, deberá versar sobre los hechos y evidencias concretas, no en suposiciones o prejuicios. El análisis de datos y documentos relevantes es esencial para evitar conclusiones infundadas y nuestros expertos de All Ways Compliance te guiaran para la correcta evaluación.
· Entrevistas Estructuradas: Las entrevistas con las partes involucradas deben realizarse de manera estructurada y sin sesgo. Los entrevistadores/ investigadores deben hacer preguntas claras y neutrales, evitando la sugerencia de respuestas.
· Registro Documentado: Cada etapa de la investigación, desde la recopilación de información hasta la toma de decisiones, debe quedar debidamente documentada y de manera detallada. Esto asegura la transparencia y permite una revisión posterior si es necesario.
· Supervisión y Revisión: Un proceso de supervisión y revisión, a cargo de partes no involucradas directamente en la investigación, puede ayudar a detectar posibles desviaciones de la objetividad y garantizar la calidad del proceso.
Conclusión
Las investigaciones de compliance tienen un propósito multifacético, pues nos ayuda a detectar, prevenir y abordar irregularidades en el seno de la empresa. Adicionalmente son esenciales para mantener la integridad en las operaciones empresariales y para cultivar una cultura de cumplimiento ético, permitiendo ¨realizar una radiografía¨ de la situación empresarial sobre las desviaciones detectadas, logrando planificar formaciones internas que mitiguen los riesgos de reincidencia.
Adicionalmente, las investigaciones de compliance representan un pilar fundamental en la construcción y el mantenimiento de culturas empresariales éticas. Van más allá de la identificación de infracciones, profundizando en las causas y los factores que las rodean. A través de medidas disciplinarias, recomendaciones preventivas y aprendizaje organizacional, estas investigaciones contribuyen a establecer entornos donde la ética y el cumplimiento son más robustos y permiten incluso adaptar el sistema de Compliance a la realidad empresarial. La colaboración con expertos y la atención a la objetividad son esenciales para lograr resultados fiables y justos en este proceso.